Carregando...

Como organizar eventos em bares e baladas
21/02/2020 17:50

Organizar um evento é sempre trabalhoso, mas quando tudo ocorre conforme planejado, é extremamente gratificante. Um produtor de eventos precisa lidar com fornecedores, patrocinadores e convidados. Para definir uma logística e coordenar todas as etapas da cerimônia, é preciso muito jogo de cintura, atenção e suporte da equipe técnica.

Se você está interessado no mundo de eventos em bares e baladas, pode ser que você seja o dono do estabelecimento ou produtor do evento. Independente do motivo, é importante você seguir algumas regras para oferecer um serviço de qualidade.

Justamente por isso, o planejamento da festa é essencial para qualquer organizador. Para minimizar os riscos e garantir resultados que superem a expectativa dos clientes, é preciso se preparar com antecedência e ter fácil acesso aos contatos das pessoas que irão trabalhar junto com você.

Mesmo se você for atuar em um evento de pequeno porte, é necessário estar atento a detalhes e possíveis problemas que possam estragar a celebração. Mas quando se trata acontecimentos de grande porte, para muitos participantes e com vários dias de duração, é preciso redobrar o cuidado.

Há diversas áreas de atuação nesse mercado: você pode estar organizando um show de uma banda em uma casa noturna, casamentos, festas de aniversário, convenções em hotéis, etc. São situações diferentes, mas se você conseguir organizar uma base de produção para cada um desses eventos, vai ser mais tranquilo

Para tudo ocorrer perfeitamente, você precisa ter uma equipe eficiente, pontual e que sejam parceiros de confiança. Não tem como cuidar de tudo sozinho, por isso você precisa encontrar bons profissionais para te ajudar durante a organização.

1. Como realizar um show de qualidade no seu bar 

Se você já tem uma estratégia de divulgação montada e vai contar com a ajuda de uma equipe profissional, é hora de começar a pensar no artista escolhido e data do evento. Após isso, conte com todo a sua equipe para começarem a organizar o evento. É importante que o seu bar seja um local seguro e confortável para seus ouvintes.

Em geral, bares são mais tranquilos do que baladas. Por esse motivo, é provável que você ofereça lugar para se sentar, petiscos e bebidas mais em conta para as pessoas que estão presentes. 

O fato é que nem tudo depende de você. A equipe que vai organizar o evento deve cumprir com a parte dela, os artistas devem ser pontuais e responsáveis em relação a qualidade da apresentação e a equipe de segurança também precisa fazer sua parte.

Entretanto, como você é o dono, muitas pessoas vão relacionar a organização do evento com a qualidade do seu bar. Isso quer dizer que tudo de bom (e de ruim) que acontecer dentro do espaço físico, será sua responsabilidade. 

2. Como realizar um show de qualidade na sua balada

Embora várias dicas podem ser utilizando tanto por donos de barzinhos mais calmos quanto de baladas, algumas características diferem esses espaços físicos. Nada impede que uma pessoa goste tanto de bares quanto de baladas, mas é preciso ficar atento em relação as diferenças.

Enquanto em barzinhos, de maneira geral, as pessoas preferem se deliciar com petiscos e tomarem bebidas mais leves, nas baladas, as pessoas costumam beber mais e passar a noite inteira dançando. Lembrando que há exceções, mas geral, é assim que o mercado de entretenimento funciona.

Pelo fato de em baladas as pessoas passarem mais tempo em pé e os shows começarem mais tarde, o ambiente pode ser um pouco cansativo. Por isso, nesse caso, é essencial que você mantenha seu público animado e disposto a permanecer no local.

Caso tenha uma banda que vá tocar, algo muito comum em baladas sertanejas e de rock, antes de começar o show, converse com a equipe. Fale para eles mostrarem animação e otimismo, para manter a plateia animada e feliz.

Mesmo com todas as preocupações, não desista de realizar shows ao vivo em sua casa noturna. Em geral, as pessoas adoram esse tipo de ambiente, pois a música trás emoções e sentimentos para as pessoas. Quando você permite que um show aconteça em seu espaço físico, você não está apenas oferecendo música aos ouvintes, mas também está oferecendo experiência e boas recordações.

Mesmo que seja um show de pequeno porte com espaço para poucas pessoas, não tente cuidar de tudo sozinho. Há produtores de festas que passam anos se especializando para cuidar de eventos e isso acontece por um motivo: necessidade. A equipe contratada pelo dono do estabelecimento pode ser pequena, mas precisa ser preparada e experiente.

1.1 Como atrair clientes para o seu bar ou boate

Se você é dono ou trabalha em uma casa de shows, você com certeza tem o objetivo de oferecer entretenimento ao público. Por isso, é importante destacar seu estabelecimento em relação aos outros, para ter a preferência do consumidor.

Embora seja mais difícil e preocupante ter que cuidar de um evento específico, o cuidado com a organização do seu estabelecimento deve ser constante. Mesmo sendo um mercado extremamente competitivo, é possível se destacar perante os demais e ter seu barzinho sempre lotado.

Ofereça um ambiente agradável aos seus consumidores. O local deve ser bem decorado, confortável e seguro, que faça as pessoas ficarem mais tempo no seu bar (consequentemente vão consumir mais). 

Além da decoração, tenha uma equipe de atendimento treinada e qualificada, que seja educada com o público. Você não está apenas oferecendo um show ao vivo ou um espaço físico para as pessoas beberem, você também está oferecendo experiência e momento para as pessoas.

Utilize o poder das redes sociais para manter o público que já frequenta o local e também para atrair mais pessoas. Sempre divulgue os eventos no Facebook e Instagram para o público estar ciente do que você tem para oferecer.

A group of people posing for the camera

Description automatically generated

Dedique-se a oferecer uma experiência de qualidade aos seus clientes, para que eles desejem voltar e também divulguem o seu negócio para outras pessoas.
(Fonte: Relevo guardanapos)


 

3. Como melhorar a produção de um evento específico

A característica mais importante sem dúvidas, é a organização. Monte um cronograma de todas as etapas que serão necessárias para o acontecimento se realizar da melhor forma possível. Se você for um dos responsáveis pela organização, precisa saber lidar com um grande volume de informações e diversas coisas acontecendo ao mesmo tempo.

Os jovens que saem a noite em busca de diversão em bares e boates, na maioria das vezes não imaginam todo o trabalho que os produtores tiveram nos dias anteriores. Caso você queira trazer alguém famoso para tocar no espaço, pode ser ainda mais desafiador. Lembre-se que todo evento necessita de etapas e processos e por isso, é essencial que você comece a se preparar com antecedência.

Os participantes do show não fazem ideia do que está por trás dos bastidores. Mas mesmo que para você isso seja um instrumento de trabalho, também é possível que você tenha bons momentos trabalhando na organização.

Tenha todas as informações sobre os eventos salvas e organizadas e o número de fornecedores e parceiros na agenda do seu celular. São informações básicas e simples, mas por algum motivo, muitos produtores não se atentam a detalhes básicos e acabam tendo mais dificuldade para se organizar depois.

O público-alvo que vai participar da festa sempre vai criar expectativas. São eles que te dão a base financeira não apenas para a realização do acontecimento, mas também para você ter lucro como um organizador de festas. Por isso, faça o possível para que eles tenham boas experiências e queiram voltar outras vezes.

3.1 A importância de montar uma estratégia de organização

Sem uma estratégia bem definida, é até mesmo impossível pensar em organizar um evento, seja ele de grande ou pequeno porte. O produtor é responsável para fazer o planejamento de todas as etapas de organização, orientar a equipe técnica, delegar responsabilidades e estar sempre por perto para acompanhar o que está acontecendo e o que pode melhorar.

Para organizar um evento musical, é necessário ter muita disposição e paciência, pois não é tão fácil e glamouroso quanto parece. Mas se o resultado for melhor do que o esperado, você vai ver que toda a dedicação valeu a pena.

Antes de começar a parte prática, você precisa montar a teoria. Por isso, pare para conversar com a equipe técnica e com os parceiros sobre as seguintes questões:

- Local em que o show será realizado (mesmo que já tenha um espaço físico, se você quer atrair um grande número de convidados, talvez possa ser necessário alugar outro espaço)

- O que os participantes esperam do seu evento

- Quais as vantagens para a sua empresa em realizar a celebração

- Qual é o público-alvo do evento

- Quais serão os gastos, despesas e o quanto será possível lucrar (lembrando que são valores estimados)

- Como posso superar as expectativas dos participantes

- Quais os melhores fornecedores e parceiros para esse evento específico

- Qual o tempo necessário de planejamento

3.2 Decidindo o local do evento

Se você já tem seu próprio bar, sua boate ou um bom espaço na sua casa, com certeza deve usá-los, afinal você já conhece o espaço e vai conseguir se organizar mais facilmente. Mas caso o evento seja para um grande número de convidados, talvez valha a pena considerar alugar uma área maior, para ficar mais confortável aos seus convidados.

Mas caso o espaço físico que você já possui seja suficiente para abrigar todos os participantes do show, não há problema algum em usar. Só faça uma limpeza adequada do local, peça para um profissional conferir a fiação (para você não tem nenhum problema) e deixe o lugar extremamente organizado.

Dê preferência, o local deve ser de fácil acesso ao público, ter um estacionamento amplo ou linhas de ônibus que param perto do local, ser seguro e adequado para os convidados.

3.3 Escolhendo a data do evento

Essa parte já é um pouco mais delicada. Há boates e casas noturnas que realizam shows de artistas durante a semana, mas em geral, a maior parte dos shows que duram até o amanhecer, acontecem no final de semana. 

Também verifique se na data escolhida, não há nenhum outro acontecimento importante que possa ‘’roubar’’ seus convidados. Caso você more em uma cidade que não seja turística e queira realizar festas em datas comemorativas, é necessário fazer algumas mudanças na programação: ofereça novidades para chamar a atenção das pessoas que não viajaram e estão procurando lugares na cidade para aproveitar o feriado.

Se você é dono de um espaço que está bem localizado é uma grande vantagem. Caso seu bar ou sua boate estejam em lugar mais afastado, dê dicas de transporte para o seu público e caso seja necessário, estabeleça uma parceria com um estacionamento perto do local do evento.

 

3.4 Escolha uma equipe qualificada

Mesmo que você tenha ótimos amigos que se ofereçam a cuidar da organização ou profissionais que aceitem trabalhar por um orçamento mais baixo, o ideal é recrutar profissionais renomados e dedicados. Pelo fato de um show contar com um grande número de pessoas, qualquer coisa que estiver errada vai acabar sendo percebida por alguém.

Dê preferência a profissionais renomados na área. Procure por organizadores experientes e dedicados. Toda a sua equipe deve estar atenta a qualidade do som, segurança, montagem do show e limpeza. Lembre-se que a sua equipe falhar, você pode ter um enorme prejuízo. Então não economize esforços na hora de recrutar os profissionais.

Além da contratação da equipe técnica, pense também na contratação do próprio artista que irá se apresentar no evento. Escolha uma banda, um músico ou DJ que se encaixe com a ‘identidade’’ do seu evento. Também fique atento ao orçamento, pois alguns exigem um valor muito alto que vai além do que você pode pagar.

Sua equipe deve trabalhar em conjunto. Escolha por pessoas que conseguem lidar com mais de uma coisa ao mesmo tempo, pois essa característica é essencial para quem trabalha com festas e shows. Uma equipe completa e compromissada é fundamental em todas as etapas de organização.

 

3.5 Divulgação do evento 

Qualquer cerimônia que vai contar com um bom número de convidados precisa de uma forte estratégia de divulgação. Utilize redes sociais, e-mail marketing, blog e o que estiver ao seu alcance para divulgar o evento.

Além disso, também é importante utilizar as mídias offline como cartazes e panfletos. Visite estabelecimentos locais da sua cidade, como restaurantes, teatros e faculdade e se ofereça para deixar um panfleto que contenha as informações do evento.

Sempre que alguém tiver alguma dúvida em relação ao show, seja extremamente educado e dê todas as informações possíveis, como por exemplo: qual a melhor maneira de chegar no local, quem será o artista principal, valor do ingresso, o que terá na área de bebidas e alimentação, etc. Deixe todas as informações claras e acessíveis.

Também vale a pena visitar rádios locais na sua região e pedir para elas te divulgarem, mesmo que isso tenha um custo. Contratar promotores e profissionais de marketing para cuidarem dessa parte também vale a pena, pois eles têm experiência e ótimas estratégias para alcançar o público-alvo.

Facilite a venda dos ingressos para os interessados no evento. Tenha pontos de venda estratégicos localizados pela cidade. Também peça para o artista que vai se apresentar falar sobre o evento nas redes sociais dele.

Também tenha certeza de que o evento esteja sendo divulgado para a audiência certa. Se você tem uma casa de show um bar frequentado por fãs do rock, não é muito interessante divulgar o evento para fãs de duplas sertanejas, por exemplo.

Se você é dono de um espaço de entretenimento, como uma casa de show, pode ser que tenha conhecimento e habilidade para lidar com o público, mas não domina o mundo das redes sociais. Por isso, é bom contar com a ajuda de profissionais que vão realizar esse serviço para você.

Ter pessoas específicas para realizar cada função vai te ajudar a organizar melhor. Assim, você vai ter mais tempo para cuidar do seu próprio estabelecimento, conferindo se está tudo certo para a realização da festa no seu espaço físico.

3.6 Programação

Seus convidados ficarão desconfortáveis e irritados se a programação não ocorrer conforme o planejado. Um atraso de poucos minutos é compreensível, mas você pode não ter uma segunda chance se o atraso for realmente grande.

Embora na maioria das vezes o atraso e problemas técnicos não sejam culpa do dono do local, o público vai associar você com a falta de organização do evento. Por isso, exija da sua equipe e também dos artistas que irão se apresentar, que sejam pontuais e organizados, caso contrário, você terá que passar o dia seguinte pedindo desculpas ao público que esteve presente em seu bar.

Inclua na programação todos os artistas que vão se apresentar no evento (se tiver mais de um). Organize o evento de uma forma que seja agradável ao público e bem prática para os artistas e equipe técnicas.

4 Dedique-se à imagem do evento

A montagem e organização do evento não vai durar para sempre, mas a experiência e as recordações da festa vão permanecer com você, os artistas e os convidados por muito tempo. Por isso, faça o possível para tudo ocorrer da melhor maneira possível e você ser lembrado como um profissional competente que se dedicou a produção do evento.

A criação de design e peças de comunicação vão dar um ar mais profissional para o seu negócio, pois isso vai mostrar aos convidados a sua dedicação em relação ao evento. Cartazes bem estruturados, posts de divulgação no Instagram e no Facebook vão entusiasmar sua audiência. Também considere montar vídeos falando sobre a realização do evento, com informações sobre a data e o local de realização.

 

5. Seguro para shows

Há vários seguradores que oferecem seguros para produtores, organizadores e promotores de eventos. Você pode pensar que esse não é um bom investimento e que as chances de acontecer algo grave são mínimas...mas e se acontecer?

Só o fato de ter um seguro contratado vai te dar mais segurança na hora da realização do evento. Se você se sente seguro, consegue tomar decisões melhores, pois sabe que em caso de imprevistos e problemas, vai estar protegido.

Um bom seguro de eventos deve oferecer cobertura contra danos causados aos artistas e participantes do evento, incêndios e/ou explosões e desabamento da estrutura, mas é possível contratar coberturas adicionais, caso seja necessário.

É interessante contratar um seguro para a sua casa noturna também. Nesse caso, o seguro iria cobrir não apenas um evento específico, mas sim o seu patrimônio físico.

6. Utilizando o poder do marketing digital

A atualização das suas redes sociais deve ser frequente, pois, caso contrário, você ficará menos acessível aos seus fãs. O ideal é que a sua casa noturna esteja presente pelo menos no Instagram e Facebook, mas caso seja possível, é interessante criar um canal no Youtube (no qual shows que aconteceram no seu estabelecimento sejam divulgados).

Apenas criar uma rede social não é suficiente. Se você apenas tem páginas virtuais, mas elas estão abandonadas, não vai adiantar muita coisa. Dedique-se a atualizar com uma certa frequência, postando as novidades, como artistas que irão tocar, novos drinks do cardápio etc.

As pessoas estão cada vez mais conectadas a internet. Embora uma cera parte do seu público não frequente suas redes sociais, para você atrair mais clientes, é necessário fazer postagens de qualidade. Ofereça promoções, agradeça os elogios e responda as críticas e sugestões com educações.

É bem provável que seu tempo seja limitado, ainda mais porque a grande maioria dos donos de bares e baladas precisam trabalhar aos finais de semana. Nesse caso, considere contratar um profissional de marketing digital (caso o orçamento esteja apertado, pode ser um free lancer) para cuidar das suas redes sociais, site e blog.

7. Trazendo novidades para a sua casa noturna

Mesmo que o seu público seja fiel, eles vão acabar enjoando do lugar se os eventos ocorridos forem sempre muito parecidos. Por isso, sempre procure artistas novos para tocar no seu local.

Se o seu bar ou boate não tem exatamente um tipo de música específico que é tocado (por exemplo, não é uma casa de música sertaneja ou um bar de rock), tente tocar um pouco de tudo. Ninguém vai embora porque você resolveu colocar funk ou rock por quatro minutos, mas por isso mesmo é importante você realizar esse revezamento.

Em cada evento, tente trazer uma novidade, por menos que seja. Pode ser um novo petisco ou bebida disponível no cardápio, aquela banda que está fazendo sucesso na sua cidade ou uma nova área externa para fumantes, por exemplo.

Aproveite as datas comemorativas para inovar e atrair novos consumidores. Por exemplo, no dia dos namorados, crie uma bebida profissional a casais que venham acompanhados. Caso você esteja realizando um show, crie uma promoção no Facebook para estimular as pessoas a compartilhar o evento: aquele que for sorteado vai ganhar um ingresso.

Assim como qualquer ramo empresarial, a sua casa noturna precisa estar sempre se renovando. Pense em quantos lugares da sua cidade já fizeram sucesso no passado, mas pelo fato de não se adequarem as preferências do consumidor, acabaram fechando.

A picture containing person, table, indoor, food

Description automatically generated

Embora seja importante diversificar a sua carta de bebidas, não deixe de investir no tradicional chopp e cerveja, queridinhos dos brasileiros.

(Fonte: Pixabay)

8. Pesquisa de satisfação

Alguns dias após a realização do evento, faça pesquisas para descobrir o que os seus clientes acharam do evento e o que eles esperam das próximas atrações. Em caso de críticas, mostre que está preocupado em ouvir o cliente e prometa melhorar da próxima vez.

As pesquisas não precisam ser extremamente elaboradas. Você pode exemplo, perguntar nos stories da sua conta no Instagram ou fazer um post na sua página profissional do Facebook. Veja perguntas que valem a pena serem feitas:

- Pergunte se o público gostou do show que foi realizado no último evento, se eles gostariam que o cantor ou a banda em questão voltasse em breve.

- Pergunta também sobre a carta de bebidas e petiscos disponíveis. Veja com o público se eles gostariam que algum petisco específico fosse inserido no cardápio. Caso você realize promoções do tipo ‘’pague um chopp e leve duas’’, não deixe de colocar essa informação em suas redes sociais antes do evento, pois é uma ótima forma de atrair clientes.

- Pergunte sobre com você e sua equipe profissional podem melhorar o atendimento e se há algo mais que possa ser feito no próximo evento.

- Talvez exista algo que exista em outros bares, mas não no seu, que pode fazer com que seus consumidores se afastem. Pergunte para o seu público o que ele poderia ser incluído no seu estabelecimento. Pode ser algo no cardápio, mais mesas e cadeiras ou um bom espaço externo.

Também é importante você fazer uma análise do público que frequenta a casa. Veja se normalmente eles vão acompanhados em grupos de amigos, sozinhos ou em casal. Tente agradar todos, mas não ao mesmo tempo. Por exemplo, para os casais, peça que o DJ ou a banda que está fazendo show ao vivo cante músicas mais leves ou românticas. Logo em seguida, peça para eles tocarem músicas mais agitadas e dançantes, para o grupo de amigos.

Caso tenha ocorrido algum caso mais grave, como assédio ou agressão, dê todo o suporte possível para a vítima. Nesses casos, é importante ter uma equipe de segurança para dar suporte a vítima e oferecer toda a ajuda necessária. Não ignore problemas como esses, pois além de ser antiético e mostrar falta de consideração com a vítima, pode prejudicar a imagem do seu negócio. 

 

Conclusão

Não importa se estamos falando de um evento de pequeno ou grande porte. Cada celebração merece dedicação da equipe de produção de eventos, dos funcionários e dos donos da casa noturna.

Mesmo que seja mais uma noite comum, dedique-se ao seu público e faça o possível para eles se sentirem bem no local em que estão. 

Porém, caso você esteja lidando com um evento de grande porte e vai receber mais pessoas do que está acostumado a receber, você precisa redobrar a sua atenção. Não tente cuidar de tudo sozinho e vá atrás de uma produtora de eventos. Mesmo que você tenha experiência com o público, eventos sempre necessitam de uma equipe profissional especializada.

Nunca deixe de usar a sua criatividade e experiência para atrair o público. Mas mesmo com vários anos de prática, é normal se sentir inseguro as vezes. Nesses casos, não tenha vergonha nenhuma em pedir a opinião do seu público e outras pessoas que possam te ajudar.

Devido a alta concorrência do setor, nem sempre é fácil conseguir clientes novos e manter os atuais. Além disso, devido a crise econômica, muitas pessoas começaram a procurar por atividades de lazer um pouco mais baratos. Mesmo com todas as dificuldades, vários donos de bares e baladas conseguiram fazer seu negócio crescer nos últimos anos.

Para você ser um dos profissionais bem-sucedidos na área, esteja constantemente inovando, pensando em novas maneiras de agradar seus consumidores e oferecer boas experiências para eles.

Caso o evento não tenha ocorrido conforme o esperado, peça desculpas ao público presente. Nos dias seguintes, tente fazer uma reunião com as pessoas que foram responsáveis pela organização do evento e discutam sobre o que vocês podem melhorar.

Cada evento é um momento único para seu convidado. Mais uma noite de trabalho para você e para seus funcionários, é uma noite de entretenimento e agito para o público. Seja sempre educado e receptivo com eles e tenha uma equipe de trabalhadores qualificados para fazer o mesmo. Seus clientes podem voltar ou não, tudo depende de você.

Um público feliz e satisfeito sempre vai voltar. Além disso, eles podem fazer divulgação através do boca a boca (que não deixa de ser uma forma de realizar marketing).

(Fonte: Pixabay)

Faça o possível para seu público ter momento agradáveis e saírem satisfeitos do local. Seja grato a todas as pessoas que contribuem com o sucesso do seu estabelecimento.